Iván Fructuoso González
Letrado de la Administración de Justicia del Juzgado de Primera Instancia n.º 4 de Sabadell
En el año 2011 se promulgó la actual Ley de Registro Civil[1], que pasó inmediatamente a un estado de limbo jurídico indefinido, mientras los sucesivos equipos ministeriales de los distintos gobiernos se enfrentaban a la tarea de implantar un nuevo modelo de Registro Civil sin reconocer expresamente que se había diseñado un tejado para una casa que no existía.
No fue hasta una década más tarde, el 27 de septiembre de 2021, cuando el nuevo Registro Civil comenzó su andadura, implementándose durante el primer año en oficinas exclusivas; aquellas cuyos responsables no se ocupan de tareas judiciales[2]. No fue hasta el 28 de noviembre de 2022 cuando el nuevo sistema se implantó en una oficina no exclusiva (Cartagena). Ese día, el nuevo modelo abandonaba por fin el limbo jurídico para entrar en el purgatorio, cuando no directamente en el infierno.
El nuevo modelo supone un cambio integral, que afecta a la estructura y organización, a los medios materiales y a la legislación aplicable; a grandes líneas, las principales novedades del nuevo sistema se basan en la atribución de la condición de Encargado a los Letrados de la Administración de Justicia, la desaparición de la figura del Juez de Paz del modelo de Registro Civil, la implantación de un nuevo programa informático (DICIREG) y la aplicación íntegra de la Ley 20/2011 y, supletoriamente, de la Ley 39/2015[3].
El nuevo Registro Civil está ocasionando problemas, fruto de una serie de condicionantes que se agrupan en tres grandes bloques: legislación, organización y medios materiales.
- Legislación
El Registro Civil constituye a todos los efectos una oficina administrativa y no judicial. El trabajo de las oficinas judiciales se rige por la aplicación de las llamadas leyes procesales, que comprenden una minuciosa regulación de cada uno de los posibles procedimientos, sin margen de duda, salvo supuestos muy específicos y residuales. Así, cuando una persona reclama a otra el pago de una deuda, la Ley de Enjuiciamiento Civil recoge las distintas posibilidades y establece para cada uno de ellos un proceso distinto.
Sin embargo, las leyes administrativas ofrecen un cuadro genérico que precisa de la publicación casi inmediata de un reglamento que las desarrolle[4]. La Instrucción de 16 de septiembre de 2021, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, reconoce que “la implantación de la Ley 20/2011, de 21 de julio, de forma escalonada, dará lugar a la convivencia de dos leyes y dos sistemas informáticos, además de Libros manuscritos. Esta convivencia se produce en un primer momento, además, sin disponer del Reglamento de desarrollo de la misma”. La solución ofrecida es la aplicación del “Reglamento del Registro Civil de 1958 que, al no estar derogado expresamente …, se considerará aplicable en cuanto a aquellas normas exclusivamente procedimentales y que no afecten a la estructura y organización del Registro Civil, siempre que no se opongan a la Ley 20/2011, de 21 de julio, a la Ley 39/2015 de aplicación supletoria o a otra norma de rango legal que haya regulado o regule con posterioridad a la Resolución de puesta en marcha, algún aspecto que colisione con lo previsto en el meritado Reglamento.”
La solución ofrecida consiste en la aplicación parcial y limitada de un Reglamento nacido en 1958[5], en una época en la que no existían las complejidades actuales, dejando al arbitrio de cada Encargado delimitar cuándo la vetusta norma colisiona con la actual Ley, creando un innecesario espacio de inseguridad jurídica y una atomización de los Registros Civiles, que deberán dar respuesta a infinidad de situaciones sin disponer de la oportuna herramienta. Se trata de una situación inaudita. Cuesta imaginar una solución similar en materia de impuestos, pensiones, tráfico de vehículos, armas, y un largo etcétera.
Sólo citando algunos ejemplos, esta grave situación provoca las siguientes disfunciones:
– El art. 20 LRC establece que el Encargado podrá delegar funciones en el personal al servicio de la Oficina del Registro Civil “en los términos y con los límites que reglamentariamente se determinen”. Al no ser posible la aplicación del Reglamento de 1958 en materia de organización y estructura, no es posible aprovechar las innegables cualidades de los funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal, potenciando su papel y descargando a los Encargados de la excesiva carga de trabajo.
– Art. 43 LRC “Las personas obligadas a promover la inscripción deberán comunicar los hechos y actos inscribibles, bien mediante la presentación de los formularios oficiales debidamente cumplimentados, bien mediante su remisión por medios electrónicos en la forma que reglamentariamente se determine”.
– Art. 44 LRC, que regula la inscripción de nacimiento, establece para los supuestos en los que no exista parte facultativo que “deberá aportarse la documentación acreditativa en los términos que reglamentariamente se determinen”
– El art. 54 LRC, en materia de cambio de apellidos de personas víctimas de violencia de género o sus descendientes, “podrá autorizarse el cambio de apellidos sin necesidad de cumplir con los requisitos previstos en el apartado 2, de acuerdo con el procedimiento que se determine reglamentariamente.”
– El art. 62 de la LRC establece que las licencias de entierro se expedirán “en el plazo que reglamentariamente se establezca”.
- Organización.
El día anterior a la implantación del nuevo sistema, el Registro Civil de cualquier población estaba servido por un Encargado, un Secretario, un funcionario del Cuerpo de Gestión Procesal, y un número añadido de funcionarios de los Cuerpos de Tramitación Procesal y Auxilio Judicial.
El Encargado y el Secretario se repartían tareas conforme a lo dispuesto en la Ley de RC de 1957 y el Reglamento de 1958. El Encargado resolvía cuestiones a través del dictado de Autos, impartía instrucciones, etc. El Secretario celebraba las bodas, dirigía al personal y asumía las funciones que el art. 44.3 del Reglamento le atribuía, por delegación (al igual que el funcionario del Cuerpo de Gestión Procesal)[6].
Por su parte, los Registros Municipales de la demarcación funcionaban de forma cuasi autónoma, con sus propias competencias, dirigidos cada uno de ellos por un Juez de Paz y servidos por funcionarios.
El primer día del nuevo Registro Civil se producen de forma automática los siguientes cambios:
- En primer lugar, el Juez encargado queda apartado del Registro Civil, pudiendo concentrarse en las tareas jurisdiccionales en exclusiva, evidentemente sin sufrir merma económica alguna.
- Asimismo, los Jueces de Paz también quedan liberados de toda función relativa al Registro Civil.
- Al no ser aplicable el Reglamento de 1958 en materia organizativa, quedaron sin efecto todas las funciones que podía desempeñar el funcionario del Cuerpo de Gestión Procesal.
- Todas las funciones que ejercían el Juez Encargado, los Jueces de Paz y los Gestores Procesales pasan al Letrado de la Administración de Justicia a coste cero. Del mismo modo, los flamantes Encargados deben hacerse cargo funcionalmente de las plantillas de todos los Juzgados de Paz de su demarcación.
El nuevo sistema constituye un error organizativo que crea un cuello de botella difícil de gestionar. La solución pasa por desligar la Oficina de Registro Civil de cualquier otra oficina judicial, permitiendo así que el Encargado desarrolle sus funciones en condiciones adecuadas.
- Medios materiales: DICIREG
El programa de gestión procedimental del Registro Civil introduce innegables mejoras, siendo la primera de ellas su propia existencia, pues en el sistema anterior no existía una herramienta informática que permitiera tramitar procedimientos en materia registral. Además, novedades como la de poder notificar al ciudadano por correo electrónico resultan innegablemente útiles.
Sin embargo, el programa presenta graves carencias:
- En primer lugar, parece diseñado para una carga de trabajo muy inferior a la que soportan los Registros Civiles de España. El proceso de firma electrónico es lento y engorroso, muy lejos del que ofrecen otros sistemas de gestión, como ejCAt. No es inusual dedicar entre 30 y 60 minutos exclusivamente a firmar, tarea que se realiza en un minuto en el programa de gestión procesal ejCat, por ejemplo.
- No se dispone una bandeja de firma única; al existir un entorno DICIREG para cada oficina, el Encargado debe acceder manualmente a cada una de ellas a través de una pestaña desplegable, lo que provoca un retraso evitable. En cada uno de esos entornos, debe averiguar si existe firmar pendiente. En el caso de que existan una oficina general y ocho colaboradoras, existirán 18 bandejas de firma.
- No existen avisos que indiquen al Encargado o al funcionario que tramita el expediente la existencia de cualquier incidencia.
- Los tiempos de tramitación de los expedientes de han multiplicado por 2,5, lo que obliga a ajustar el número de citas ofrecidas al ciudadano.
- No existe un procedimiento registral guiado. El funcionario debe buscar manualmente la resolución adecuada. Sería muy útil la existencia de un “árbol” de tramitación, que ofreciera al funcionario las posibles resoluciones de ese concreto expediente.
- No existen modelos de resoluciones para todos los casos
- Se exige la introducción de innumerables datos para la obtención de una simple certificación.
- A menudo, el programa se “cuelga” o va muy lento.
- Conclusión: soluciones.
Proponemos desde aquí las siguientes soluciones, muchas de ellas a coste cero:
- Separación de las oficinas del Registro Civil de los órganos jurisdiccionales
- Publicación inmediata de un Reglamento de Registro Civil
- Remuneración adecuada de las funciones de Encargado de Registro Civil
- Potenciación y delimitación de las funciones del Gestor Procesal, y remuneración adecuada
- Introducción de un árbol de tramitación en el programa DICIREG
- Reducción a una sola bandeja de firma masiva
- Delimitación del papel de las Oficinas Colaboradoras
En definitiva, no se trata de señalar a nadie, sino de procurar que todos los agentes implicados se dediquen plenamente a corregir los fallos del nuevo sistema, antes de que se conviertan en males endémicos.
[1] Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.
[2] Madrid, 27/09/2021; Barcelona,29/11/2021; Murcia, 11/07/2022; Tarragona, 03/10/2022; Bilbao, 28/11/2022.
[3] Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
[4] Es por eso que apenas 3 meses separan la Ley del IRPF se su reglamento; En el caso del Impuesto sobre el Valor Añadido, la Ley de 28/12/1992 fue desarrollada por el Reglamento pertinente un día después.
[5] Decreto de 14 de noviembre de 1958 por el que se aprueba el Reglamento de la Ley del Registro Civil
[6] Según el art. 44.3º RRC, 3.ª “El Secretario, por delegación del Encargado, podrá desempeñar por si solo: la función de certificar; todas las funciones registrales a que se refiere el párrafo segundo del artículo 46, y las relativas a las fes de vida o estado. Las mismas atribuciones tendrá el Oficial habilitado de la Administración de Justicia en quien el Secretario, a su vez, delegue, previa autorización del Encargado”
