La gestión de la situación de crisis sanitaria originada por el COVID-19 ha hecho necesaria la aprobación de numerosas normas. Y en el ámbito de la Administración de Justicia, para compatibilizar el derecho a la tutela judicial efectiva sin dilaciones indebidas con la protección de la salud del personal de las oficinas judiciales, profesionales y justiciables, uno de los objetivos de aquellas ha sido el fomento del teletrabajo.
Desde el año 2018 los Jueces, Fiscales y Letrados de la Administración de Justicia, en el denominado territorio Ministerio, contamos con la surface que nos fue entregada, y podemos acceder a los expedientes sin necesidad de desplazarnos a los edificios judiciales. Y a finales del pasado mes de abril comenzó el teletrabajo para los miembros de los Cuerpos de Gestión y Tramitación Procesal y Administrativa y Auxilio Judicial, mediante el acceso remoto al escritorio virtual. Sin el Expediente Judicial Electrónico (en adelante EJE), nada de esto hubiera sido posible. Sin el EJE el teletrabajo no hubiera sido posible. Las actuaciones procesales telemáticas han sido el otro pilar que lo ha permitido, pero habrían quedado muy limitadas sin la previa existencia del EJE.
EJE que, a pesar de las resistencias de todo tipo para ser aceptado de forma generalizada, poco a poco, y con la introducción de las lógicas mejoras, que nunca podrán dejar de producirse, se ha ido abriendo camino, hasta el punto de que hoy muy pocos afectados lo ponen en cuestión. Y ha constituido la base de proyectos que han sido reconocidos internacionalmente: nominación al Premio Europeo al Sector Público (EPSA) en 2017; finalista en el Premio Europeo “Balanza de Cristal de Justicia” de la Comisión Europea para la Eficiencia de la Justicia (CEPEJ), en 2019; y premio de la ONU al Servicio Público 2020. En la reunión celebrada en el Ministerio de Justicia el 17 de diciembre del pasado año 2019, debatimos el informe elaborado por el grupo de expertos de la CEPEJ del Consejo de Europa, en el que se estudia, en relación a nuestro país, “su sistema universal de tramitación electrónica”, y se puede leer que “aunque la transición a las nuevas modalidades de trabajo, completamente basadas en el EJE no está completado”, “España ha hecho un progreso increíble con la e-tramitación para todo tipo de casos judiciales, posicionándose a la vanguardia de la ciber-justicia en Europa”.
Todos hemos recurrido, en alguna ocasión, a una de las citas de los muchos personajes históricos que han puesto en valor el hecho de dar las gracias. Yo me haré eco de nuestro compatriota Francisco de Quevedo: “El agradecimiento es la parte principal de un hombre de bien”; para mostrar públicamente mi reconocimiento a cuantos, en el partido judicial de Cuenca, participaron en el nacimiento del EJE, añadiendo a su trabajo diario el que suponía su estudio, diseño, redacción del Plan de Simulación, revisión, realización y validación de pruebas, implementación y estabilización.
El día 23 de abril de 2014 recibí, como Secretario Coordinador, una llamada del Secretario General de la Administración de Justicia, para comunicarme que todo el proceso de diseño e implantación del EJE debería tener lugar en Cuenca. Por supuesto le transmití que, al igual que con la NOJ, no me equivocaría al afirmar que podía contar con la disposición y colaboración de los implicados, lo que pude confirmar en los días siguientes.
Comprobé in situ, el 27 de mayo de 2014, los módulos implantados en la Audiencia Nacional y su funcionamiento, junto a su Secretario de Gobierno Luis Martín y las compañeras Letradas de la Administración de Justicia de la Sección de Recepción, Registro y Reparto. Como era lógico, debíamos aprovechar y aprovechamos su experiencia previa.
Una vez decidida la implantación en Cuenca del Sistema Integrado de Justicia (SIJ), como proyecto piloto, se celebraron múltiples reuniones de personas de la sede con miembros de la Unidad de Apoyo de la Secretaría General de la Administración de Justicia y de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia, con la finalidad de recoger los datos necesarios, y hacer un estudio y análisis lo más detallado posible de la organización, y de las actuaciones procesales que se realizaban cada día en las Unidades Procesales de Apoyo Directo (en adelante UPAD)-Juzgados de Primera Instancia e Instrucción, Servicio Común General (en adelante SCG), y Servicio Común de Ejecuciones (en adelante SCEJ) de Cuenca, en el ámbito civil. El Grupo Técnico de Implantación se constituyó el 17 de septiembre de 2014. El proyecto SIJ se dividió en dos fases: EJE y Sistema de Tramitación (ST).
Tomando como referencia la UPAD-Juzgado de Primera Instancia e Instrucción número 4, se examinaron todos y cada uno de los trámites de los distintos procedimientos civiles que tramitaban, desde la recepción de la demanda hasta su archivo. Lo mismo se hizo con las ejecuciones civiles en la Sección 1ª del SCEJ. Y con cada una de las actuaciones realizadas en el SCG, relativas a la recepción, registro, reparto, entrega y recogida de las UPAD-Juzgados, y archivo, en el ámbito civil. De esta forma se recopilaron todos los aspectos referidos a la operativa de la sede, se estudiaron las dudas y problemas que planteaba la implantación del EJE, y se les dio la solución que nos pareció más adecuada en ese momento.
Desde la sede solicitamos poder realizar pruebas de validación, es decir, poder valorar las diferencias entre el funcionamiento de los distintos módulos y el sistema real con el que trabajamos a diario, detectar las disfunciones y problemas que se planteaban, y proponer las modificaciones tecnológicas necesarias. Y de forma acertada, a nuestro juicio, así se acordó, escuchando la tradicional demanda que todos, especialmente los Letrados de la Administración de Justicia, habíamos venido realizando, en el sentido de que antes de implementar las aplicaciones informáticas sean supervisadas por los futuros usuarios, y se introduzcan los cambios que éstos consideren necesarios. Siempre nos hemos quejado de que los sistemas informáticos se implanten sin realizar pruebas por parte de los usuarios, sin que éstos puedan hacer las observaciones y proponer las modificaciones que estimen convenientes para su mejor funcionamiento en la práctica. Las aplicaciones, y con mucho mayor motivo el SIJ por su importancia, debían ser desarrolladas por Informáticos, pero antes de implementarlas deben ser revisadas, probadas y validadas previamente por los usuarios, en este caso funcionarios de los Cuerpos de GPA, TPA y AJ, Letrados de la Administración de Justicia y Jueces.
El 13 de marzo de 2015 se planificaron las pruebas, que se realizaron según el orden establecido por parte de los Dinamizadores de la sede de Cuenca, de manera lo más cercana posible a la tramitación real, para lo que se tomaron como casos de prueba procedimientos recientemente archivados. Previamente a la iniciación de las pruebas, se realizó por personal del SCG con apoyo de las Formadoras de Cuenca, la digitalización de los escritos, iniciadores y de trámite, presentados por las partes en los referidos expedientes, para su posterior utilización en las pruebas de validación. Se llevaron a cabo ordenadas cronológicamente según el trámite, en varios grupos de trabajo, en los que participaron todos los colectivos: Magistrados-Jueces, Letrados de la Administración de Justicia, y miembros de los Cuerpos de Gestión Procesal y Administrativa, Tramitación Procesal y Administrativa y Auxilio Judicial, destinados en el Servicio Común General, UPAD-Juzgados, y Servicio Común de Ejecuciones.
Se trató de conocer con precisión la organización y el modus operandi de partida, estudiar los cambios que suponía implantar el EJE, identificando el mayor número de problemas y dudas que se plantearían, y darles la solución tecnológica, organizativa o procesal más adecuada. Todo ello se reflejó en el denominado “Plan de Simulación para la implantación del SIJ en la sede judicial de Cuenca”, documento extraordinariamente importante porque dio respuesta a los problemas organizativos, tecnológicos y procesales que se habían detectado, proporcionando de esta forma tranquilidad a los usuarios, dotando de credibilidad al proyecto, y siendo un elemento más para la gestión del cambio.
El día 9 de septiembre del año 2015, se implantó el Expediente Judicial Electrónico en el orden jurisdiccional civil, implementando los módulos “Recepción”, “Sistema Avanzado de Digitalización OGMA”, “Registro”, “Portafirmas”, “Visor de Expedientes” y “Archivo”, este último para gestionar los documentos presentados en soporte papel. En la sede ya se conocía el proyecto en dicha fecha, ya que desde más de seis meses antes, Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia, GPA, TPA y AUX, habían participado en las pruebas, comentado sus resultados, explicado su funcionamiento a sus compañeros, en el trabajo y a la hora de tomar el café, y, en definitiva, todos nos habíamos mentalizado para trabajar con expedientes electrónicos a la vuelta de las vacaciones. Se programó la formación en varios turnos, para que tuviera la menor incidencia posible en el trabajo diario de las distintas unidades. Casi sin pensarlo, casi sin planificarlo, llevamos a cabo, entre todos, una muy acertada gestión del cambio.
A finales de año la estabilización era un hecho, y los diferentes módulos podían implantarse en otros partidos judiciales. El día 28 de diciembre de 2015 el Ministro Rafael Catalá pudo comprobar, en su visita a la sede, que algunos juicios verbales habían sido tramitados electrónicamente en su totalidad. El proyecto había sido un éxito, y al poco tiempo de la implantación muy pocos en la sede cuestionaban la tramitación electrónica en el orden jurisdiccional civil.
El 14 de junio de 2016 comenzó la tramitación electrónica de los procedimientos concursales, y se implementó el EJE en los órdenes jurisdiccionales social y contencioso-administrativo, añadiendo al Plan de Simulación dos anexos que contenían las correspondientes especialidades, y el 6 de julio de 2016 en el penal. El EJE era una realidad en todas las unidades, UPAD-Juzgados y Servicios Comunes Procesales del partido judicial de Cuenca, y en la Audiencia Provincial. Todos los procedimientos judiciales incoados a partir del 6 de julio de 2016 se tramitarían electrónicamente.
EL Plan de Simulación, una vez incorporadas las precisiones y modificaciones que la experiencia previa aconsejó, y las capturas de pantalla que facilitaban su más rápida comprensión y explicación a los usuarios, se convirtió en el “Manual de Tramitación para la implantación de Justicia Digital” y, finalmente, en el “Manual de operativas para Justicia Digital”, documento elaborado con mayor grado de precisión y detalle, con sistemática e índice mejorados, utilizado para la implantación del EJE en los demás partidos judiciales del denominado territorio Ministerio.
El proceso se vivió con la lógica inquietud que generan todos los cambios, y dudas en los colectivos afectados, dado que era la primera sede en la que se iba a poner en funcionamiento el EJE. Pero el proyecto fue un éxito al contar con la colaboración de Jueces, Fiscales, Letrados de la Administración de Justicia, Gestores, Tramitadores y Auxilios Judiciales; y el alto grado de entendimiento con los profesionales, Abogados, Procuradores, colectivo que más sufrió todos los problemas, dificultades, disfunciones e incidencias derivadas de la implantación, ya que sus funciones fueron las más afectadas por la tramitación electrónica de los procedimientos, y Graduados Sociales.
Creo que, precisamente hoy, en el que el teletrabajo es un hecho, acaba de publicarse en el BOE la Ley 3/2020, de 18 de septiembre, de medidas procesales y organizativas para hacer frente al COVID-19 en el ámbito de la Administración de Justicia, y se anuncia un proyecto de ley que regule las normas para la celebración de actos procesales telemáticos, es de justicia dejar constancia de nuestro reconocimiento a quienes en el año 2014, en el partido judicial de Cuenca, entendieron que la reforma tecnológica era imprescindible y, a pesar de los esfuerzos de todo tipo que tuvieron que hacer para adaptarse a los cambios, decidieron que pondrían cuanto estuviera en su mano para que viera la luz el EJE, añadiendo a su trabajo diario el que suponía su estudio, diseño, redacción del Plan de Simulación, revisión, realización y validación de pruebas, implementación, estabilización, e introducción de mejoras. Siempre contamos con el imprescindible apoyo y ayuda de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, de la Unidad de Apoyo de la Secretaría General de la Administración de Justicia, de la Gerencia Territorial de Justicia, y del entonces Secretario de Gobierno Lorenzo Luna. Nunca la crítica dejó de ser constructiva, ni siquiera en los momentos más difíciles, en los que debíamos dar más explicaciones y dedicar a solucionar los problemas la mayor parte de nuestro tiempo. Reconocimiento que expresamos con cariño y añoranza para tres compañeros y amigos que ya nos han dejado: Cesáreo Recuenco Muñoz, Gestor Procesal y Administrativo Jefe de la Sección 1ª del Servicio Común General de Cuenca; Luis Miguel Fresneda Fresneda, Gerente Territorial de Justicia de Castilla-La Mancha; y Jesús Celada Montón, Decano del Colegio de Abogados de Cuenca.
Cuenca, a 21 de septiembre de 2020, festividad de San Mateo el Evangelista.
Francisco Antonio Bellón Molina.
Doctor en Derecho.
Letrado de la Administración de Justicia.
(1). El anterior artículo ha sido publicado en el Diario LA LEY, número 9720, de 21 de octubre de 2020, editorial Wolters Kluwer.
