La Administración de Justicia es un centro de generación y gestión de información de una magnitud difícilmente equiparable con otro ente público o privado, produce millones de documentos. Su función constitucional de satisfacción de los intereses generales determina la necesidad de conocer, elaborar, decidir y comunicar información que, a su vez, puede ser tratada, archivada, y gestionada con fines de interés general. En la situación que se puede considerar vigente, en toda esa actividad generada por la Administración de Justicia se da un predominio casi absoluto del expediente papel, que responde al actual modelo organizativo, rígido y sin interconexión funcional o de gestión (cada órgano jurisdiccional es un Reino de Taifas), que aunque en su funcionamiento diario ha tenido muchos avances técnicos (desde el papel calco a la fotocopiadora, del Boletín Oficial del Estado de papel al formato electrónico), pero el modelo está agotado y no responde a las necesidades de la actual sociedad española, por lo que ahora nos encontramos en un necesario punto de inflexión, con una clara voluntad de reforma de la Administración de Justicia, en cuya inaplazable necesidad coinciden todos los grupos políticos (Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia firmado el 28 de mayo de 2001) y sectores profesionales, siendo el hito sobre el que pivota el cambio un nuevo modelo de Oficina Judicial, que para alcanzar un optimo resultado exige dejar atrás el papel e implantar de forma ineludible y rápida el expediente electrónico, o lo que es lo mismo la Oficina sin papel, para cuya efectividad ya se dan los dos elementos básicos necesarios para ello, como son el técnico que lo faculte y el  legal que lo ampara.

1º.- BASE TECNOLOGICA:

Gracias al avance de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación) en los últimos años, los medios de comunicación electrónicos son más rápidos y eficientes. Cada vez más personas se comunican a través del correo electrónico, mensajería electrónica o videoconferencia, y menos por el correo convencional, la telefonía fija y móvil, las nuevas redes de comunicación o Internet abren unas posibilidades de información y comunicación sin limites.

2º.- BASE LEGAL:

o       El articulo 230 de Ley Organica del Poder Judicial de 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial: 

 1. Los Juzgados y Tribunales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, El diseño del contenido informático de la nueva oficina judicial para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilización de tales medios establece la LO 5/1992 de 29 octubre, y demás leyes que resulten de aplicación.

2. Los documentos emitidos por los medios anteriores, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su * autenticidad,  ^*integridad y *el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

3. Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán *la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la *confidencialidad,* privacidad y *seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.

4. Las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses podrán relacionarse con la Administración de Justicia a través de los medios técnicos a que se refiere el apartado primero cuando sean compatibles con los que dispongan los Juzgados y Tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.

o       Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina, que afecta a todos los ordenes procesales (la documentación de los actos procesales y su integración en los sistemas de gestión procesal). Destacando en la Ley de Enjuiciamiento Civil:  

Ø       Artículo 135. 5 y 6, en relación a la presentación de escritos y documentos.

Ø       Artículo 146.3, con referencia al empleo por los Tribunales de medios de documentación y archivo de sus actuaciones.

Ø       Artículo 147, relativo a la obligatoriedad de recoger en soporte apto para a grabación y reproducción de la imagen y del sonido, las vistas y comparecencias.

Ø       Artículo 162, relativo a los actos de comunicación.

Ø       Artículos 172 y 175, dedicados al auxilio judicial.

 o       La carta de derechos de los ciudadanos ante la justicia (Proposición no de Ley aprobada por el Pleno del Congreso de los Diputados, por unanimidad de todos los Grupos Parlamentarios, el día 16 de abril de 2002). Que proclama la exigibilidad de los derechos reconocidos y la vinculación a los mismos de Jueces y Magistrados, Fiscales, Secretarios Judiciales, Abogados, Procuradores y demás personas e Instituciones que cooperan con la Administración de Justicia y proclama la necesidad de una justicia ágil y tecnológicamente avanzada.

o       LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

o       Real Decreto de LexNET 84/2007de 26 de enero sobre la implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones LEXNET.  

o       El Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales.

Este entramado normativo faculta la implantación y desarrollo del expediente electrónico en el ámbito de la Administración de Justicia, a ejemplo de otros ámbitos públicos en los que está plenamente arraigado como es la AGENCIA TRIBUTARIA.

PROBLEMAS EN EL DESARROLLO DEL EXPEDIENTE DIGITAL:

Ø     LA FIRMA ELECTRONICA:

Es la tecnología utilizada para proporcionar los mecanismos de autenticación e integridad de los documentos electrónicos, ofrece los medios para acreditar la autoría y emisión de un documento electrónico, así como también, garantizar que dicho documento sea fiel al original emitido por su autor.

Actualmente (expediente papel = firma física), la norma general es que todas las actuaciones judiciales y procesales deban de ser validadas al ser firmadas por el Juez y el Secretario Judicial, uno u otro o ambos, por lo que ambos deberán disponer de firma electrónica, siendo este el primer obstáculo a superar en la implantación del expediente electrónico, debiendo ambos disponer de la misma y en un mismo momento temporal, en ningún caso  uno si el otro no.

Lo primeros pasos de forma generalizada están siendo muy lentos, así, a los Secretarios Judiciales se nos ha suministrado de una firma digital con una aplicabilidad muy limitada, ya sea mediante el  uso de claves de acceso (registros centrales y el punto neutro judicial) o del  documento electrónico (cuenta de consignaciones),  que incide en el ejercicio de dos de nuestras funciones más emblemáticas, como son la de documentación y fe publica, pero que únicamente nos faculta para:

o       Practicar actos de comunicación vía LEXNET a los Procuradores de los Tribunales, Abogados del Estado, Graduados Sociales, si bien, se tienen que seguir firmando de manera física las resoluciones.

o       La presentación de escritos por estos profesionales por conducto LEXNET, aunque no de forma exclusiva y si en doble vía.

o       La gestión de la cuenta de depósitos en BANESTO, que incluye la posibilidad de realizar pagos o transferencias vía telemática, si bien, no hay unidad de acción en todos los Secretarios Judiciales.  

o       Las anotaciones en los registros centrales de rebeldes civiles, SIRAJ, notas de condena y sentencias de menores, sin interconexión entre los mismos.

Esto supone un mero parcheo, avances limitados que nuestra realidad diaria pone de manifiesto, aún más como consecuencia de la Ley 13/2009 de reforma de la legislación procesal para la implantación de la Nueva Oficina Judicial, que contempla en nuestro ordenamiento jurídico, por primera vez en la historia de España, la posibilidad de celebración de vistas judiciales sin la presencia preceptiva del Secretario Judicial, por lo que al estar vigente desde Mayo pasado resulta urgente la adaptación técnica de los sistemas de grabación al nuevo escenario. Cumplido ello  y para la plena efectividad del expediente electrónico, todas las actuaciones en que interviene el Juez y, en su caso, el Secretario Judicial han de ser grabadas, arrinconando el papel, debiendo de estar integradas en el sistema de gestión procesal correspondiente.

En consecuencia y en el mismo sentido que es necesaria la firma digital del Secretario Judicial, resulta paralela dicha exigencia para los Jueces en todas las actuaciones que son de su competencia.

Ø     INTEROPERABILIDAD:

A) Entre los propios juzgados y tribunales (interoperabilidad interna): para ello, sin duda nuevamente el uso de las TIC es vital, fundamentalmente el expediente judicial electrónico y los registros electrónicos de Administración de Justicia. Cuestiones a superar en este particular:

1.    EL REGISTRO DE LOS ASUNTOS: Desde que un asunto, con independencia del orden jurisdiccional de que se trate, entra el órgano correspondiente debe causar asiento, o sea, debe ser registrado. En estos momentos, lo primero a superar es el registro físico en los distintos libros, que deberían de ser suprimidos, no hay una normativa clara sobre el tema y en unos sitios existen y en otros no, estándose al criterio que pueda tener al respecto el Secretario Judicial de turno. Además se pueden dar sucesivos registros, según la itineración del expediente (Decanato= Juzgado= Inhibición= Recursos). Por ello, en los ámbitos con dos o más órganos debe de haber un servicio común de entrada y registro, en un tamaño proporcional a las necesidades, al que podría corresponder la digitalización del expediente y el registro mediante la aplicación informática de la totalidad de los asuntos o expedientes que entren en los distintos órganos jurisdiccionales, haciendo referencia a los intervinientes y a los profesionales que le asistan, dándole a cada asunto un Número de Identificación General ( NIG ), que es su carnet de identidad y servirá para identificarlo con independencia de las vicisitudes que tenga o del órgano al que se encargue su tramitación y resolución. Y en consonancia con ello se deben sustituir los Libros de Registro manuales, por otros obtenidos mediante la aplicación informática, imprimiéndose y autenticándose mediante la firma del Secretario Judicial.

Asimismo y en la materia de registro, debe de introducirse una interconexión entre todos las instituciones intervinientes en la acción de la Justicia, para evitar múltiples registro; por ejemplo, en el orden penal, la incorporación de datos que realizan las fuerzas de Seguridad del Estado, debería de tener acceso al sistema de gestión procesal correspondiente y desde este al Ministerio Fiscal y a los correspondientes Registros Centrales.

2.    LA MIGRACIÓN O ITINERACIÓN DE EXPEDIENTES: La nueva estructura organizativa de la Oficina Judicial (UPAD y SC), impone un movimiento constante de expedientes, inclusive en los supuestos de la segunda instancia, así como, en el caso de que deba de intervenir el Ministerio Fiscal, lo que al día de hoy se realiza de forma fisica; sin embargo, frente a una situación vigente en la que por norma el expediente judicial nace y muere en el mismo órgano, nos dirigimos a una organización en la que:

v    se registra en el Servicio Común General,

v    que lo remite para su resolución a una UPAD,

v    siguiendo su tramitación general el Servicio Común de Ordenación del Procedimiento,

v    dictada la resolución será el Servicio Común de Ejecución la que la ejecute.

Es por ello, que es fundamental e imprescindible para el éxito de la NOJ que esa itineración sea vía telemática, o sea, mediante el expediente electrónico, pese a ello, solo existen los proyectos de Burgos y Murcia en el despliegue de la NOJ, dentro del ámbito competencial del Ministerio de Justicia, o algunas proyectos pilotos en el País Vasco y Cataluña. Siendo esencial la homogenización de acciones y documentos para saber qué tarea realizara un servicio u otro, una unidad u otra, a tal fin deberán de fijarse los correspondientes protocolos de actuación.

3.    La adaptación del AUXILIO JUDICIAL a las tecnologías, mediante la implantación de los exhortos telemáticos, que ante la situación vigente supondría:

o       Envío de una solicitud de exhorto a otra Unidad Funcional.

o       Devolución o respuesta a una petición de solicitud recibida previamente desde otra Unidad Funcional.

o       Recepción de la solicitud de exhorto, informando de la  aceptación o rechazo de la misma.

o       Recepción de la devolución o respuesta a una solicitud previa.

     Para ello es imperativo previamente la firma digital a los Secretarios Judiciales.

4.- La generalización de LA VIDEOCONFERENCIA, que permite la intercomunicación en tiempo real, con señal de audio y video, entre sedes distintas a través de líneas telefónicas.  Tiene múltiples aplicaciones, entre las que podemos destacar la práctica de:

o       Declaraciones (partes, testigos o peritos).

o       Exploraciones a menores que se hallen en un Centro de Internamiento.

o       Despachos de auxilio judicial, nacional o internacional.

o       Informes de Médico Forense.

o       Intervenciones del Ministerio Fiscal, la Defensa o Acusación particular.

o       Ruedas de reconocimiento de imputados internos en Centros Penitenciarios

o       Declaración de acusados internos en Centros Penitenciarios.

o       Comunicaciones entre Jueces y Fiscales.

o       Pruebas urgentes, cuyo aseguramiento impide su suspensión o dilación a momentos posteriores.

o       Seguimiento de vistas orales.

Obviamente y al tratarse de un tramite procesal, deberá arbitrarse la forma técnica de incardinar el resultado de esa videoconferencia en el expediente digital

5.- La DISPERSIÓN DE COMPETENCIAS EN EL MUNDO DE LA JUSTICIA al ser un Estado Autonómico, nos ha llevado a un escenario descentralizado en cuanto a la gestión de los planes de modernización, sus prioridades y el desarrollo de los sistemas de gestión procesal que se utilizan en la Administración de Justicia. Sin embargo, por otro lado, es la causa de que en la actualidad coexistan múltiples sistemas de gestión procesal diferentes, así como diferentes cartas de servicios electrónicos no homogéneos ni basados en un plan coordinado, por lo que es necesaria esta interoperabilidad.

Y este planteamiento de interoperatividad hay que resolverlo a tres niveles: a nivel organizativo (igual estructura en las distintas CC.AA.), a nivel semántico (no haya barreras idiomáticas) y a nivel tecnológico (compatibilidad en la tecnología).

Cuestión que nos conecta con la COMPATIBILIDAD DE LOS SISTEMAS: Estos planes de actuación han cristalizado en la suscripción del Convenio del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS), firmado por el Consejo General del Poder Judicial, Ministerio de Justicia y Fiscalía General del Estado el 30 de septiembre de 2009, que prevé la adhesión de todas las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Administración de Justicia, las cuales disponen de su propio sistema de gestión procesal (LIBRA y MINERVA en territorio no transferido y Galicia, ATLANTIS en Canarias, CICERON en Valencia, ADRIANO en Andalucía, THEMIS en Cataluña…………..), Cada una de las aplicaciones citadas tiene sus propias características técnicas, pero todas ellas tienen determinados elementos comunes, prefijados por el Test de Compatibilidad del CGPJ. Fundamentalmente, la identificación del procedimiento, única para todo el territorio nacional, con independencia de la instancia en la que se encuentre, pues es inalterable desde su incoación e irrepetible en cualquiera de estos sistemas informáticos, el denominado NIG (número de identificación general).

B) De los órganos jurisdiccionales con otras Administraciones y entidades relevantes así como con los profesionales jurídicos y los ciudadanos en general o las fuerzas de seguridad del Estado (interoperabilidad externa).

En la actualidad, sistemas como el Punto Neutro Judicial y Lexnet son herramientas que ya están favoreciendo esta comunicación, pero es necesario seguir avanzando.

En cuanto a la INTERCONEXIÓN CON OTRAS INSTITUCIONES PUBLICAS, resulta cada vez más importante el Punto Neutro Judicial, una red de servicios que ofrece a los órganos judiciales la posibilidad de utilizar accesos directos a aplicaciones y bases de datos del propio Consejo y de organismos de la Administración General del Estado (Hacienda, DGT, Catastro, Seguridad Social……..) con objeto de facilitar y reducir los tiempos de la tramitación judicial, de aumentar la seguridad, y de mejorar la satisfacción de los usuarios, resultando cada vez más relevante su uso en cuanto a la investigación de domicilios y capacidad patrimonial de los ejecutados; aunque debería incentivarse su uso entre los Secretarios Judiciales, de una manera uniforme mediante los oportunos protocolos, así como, ser el instrumento para la comunicación entre las administraciones y los órganos judiciales

Asimismo, se debe tender a LA INTEGRACIÓN DE LOS PROFESIONALES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL, tomando un papel activo no solo los interlocutores mas directos como son los Procuradores de los Tribunales, sino también los Abogados, Notarios, Registros de la Propiedad,  mediante:

• Acceso on_line a los procesos judiciales.

• Consulta de repartos.

• Acceso a agenda de señalamientos judiciales.

• Gestión de notificaciones telemáticas

• Envío firmado de escritos de inicio

• Envío firmado de escritos de trámite

• Control de acuses.

• Profesionales como partes activas en la tramitación / gestión de los asuntos judiciales.

Para ello, esta resultando de máxima importancia el sistema LEXNET, que esta permitiendo al día de hoy:

-         La presentación telemática de los escritos por los Procuradores de los Tribunales, en doble via.

-         El traslado previo de escritos entre dichos profesionales.

-         Los actos de comunicación en única vía

La buena marcha de la operativa con base en Partidos Judiciales se ha visto alterada por la Ley 25/2.009 de 22 de Diciembre, conocida como “Ley Ómnibus” y que ha modificado el articulo 3 de la Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales, suprimiendo la cláusula habilitante de restricciones territoriales al ejercicio profesional, lo que conlleva la eliminación del principio de territorialidad del ejercicio de la Procuraduría en España.

En cuanto al acceso de los CIUDADANOS, hay que dar cumplimiento a la siguiente normativa:

a) El numero 4º del articulo 230 de Ley Organica del Poder Judicial de 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, redactado por art. 8 LO 16/1994, de 8 de noviembre

Las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses podrán relacionarse con la Administración de Justicia a través de podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos cuando sean compatibles con los que dispongan los Juzgados y Tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.

b) La carta de derechos de los ciudadanos ante la justicia

El ciudadano tiene derecho a comunicarse con la Administración de Justicia a través del correo electrónico, videoconferencia y otros medios telemáticos con arreglo a lo dispuesto en las leyes procesales.

c) La LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

ACTIVIDADES QUE PUEDEN REALIZARSE POR ESTE CONDUCTO POR EL CIUDADANO:

Ø     Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes por medios electrónicos.

Ø     Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y al procedimiento administrativo

Ø     Obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos.

Ø     A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones.

Ø     A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado, obtención de certificaciones del Registro Civil.

Ø     A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.

Ø     Las personas físicas podrían utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico.

A tal efecto se podrían utilizar cualquiera de las tecnologías disponibles, encauzadas a través de LEXNET modificando el RD regulador del mismo y ampliar la regulación de usuarios, siendo  necesaria la creación de junto con las oficinas de atención al ciudadano, los puntos de atención a los ciudadanos.

EVOLUCIÓN DE LOS REGISTROS CENTRALES:

De principio se debe de partir que este Sistema de registros no es único o integrado, pues esta compuesto, según recoge el artículo primero del Reglamento REAL DECRETO 95/2.009 DE 6 DE FEBRERO, POR EL QUE SE REGULA EL SISTEMA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE APOYO A LA ADMINISTRACION DE  JUSTICIA , por las bases de datos independientes  de los siguientes:

Ø     El  Registro Central de Penados.

Ø     El Registro Central para la Protección de las Víctimas de la Violencia Doméstica.

Ø     El Registro Central de Medidas Cautelares, Requisitorias y Sentencias no Firmes.

Ø     El Registro Central de Rebeldes Civiles.

Ø     El Registro de Sentencias de responsabilidad penal de los Menores.

Aunque no sea objeto de la reforma proyectada por el Ministerio, desde esta Asociación no puede dejar de repetirse, como ya se ha realizado en otras ocasiones, de que, con el fin de garantizar la finalidad mas importante de esta herramienta telemática, como es la de suministrar una información completa y vigente a sus destinatarios, se debe tender de manera prioritaria a un sistema realmente integrado, cosa que no ocurre hoy, puesto que los registros que componen el sistema no se encuentran interconectados entre si, salvo el Registro Central para la Protección de las Víctimas de la Violencia Doméstica y el Registro Central de Medidas Cautelares, Requisitorias y Sentencias no Firmes; mucho menos, ninguno de ellos esta integrado con el Sistema de Gestión Procesal correspondiente, ni tan siquiera con los utilizados en el llamado “territorio Ministerio”,  resultando mas que llamativo que el aplicativo MINERVA-NOJ, espina dorsal del despliegue de la nueva oficina judicial y complementado

con LEXNET, permite la practica de los actos de comunicación , presentación de escritos por los profesionales, el traslado previo de los mismos entre estos, así como, la itineracion o migración  de los expediente entre los distintos elementos de la Oficina Judicial. Es por ello, que desde esta Asociación Profesional se reitera la necesidad de que por el Ministerio de Justicia se afronten las mejoras técnicas necesarias para que:

v   Los distintos registros que componen el sistema estén interrelacionados e interconectados, a los efectos de suministrar la información urgente a los distintos usuarios que accedan a cualquiera de los registros (activación de las “alertas” en cualquiera de ellos), a la vez que la introducción de datos en cualquiera de ellos, permita su rescate o exportación a los otros, sin necesidad de tener que reproducirlos (al dia de hoy, un condenado por un delito de violencia contra la mujer, exige un doble registro: en el Registro Central de Penados y en el Registro Central para la Protección de las Víctimas de la Violencia Doméstica), con el consiguiente trabajo añadido en supone para los órganos del ámbito penal.

v   Los distintos registros que componen el sistema estén integrados en doble vía con el Sistema de Gestión Procesal correspondiente, de forma que los datos personales de las partes y del procedimiento obrantes en el mismo, puedan ser exportados al sistema integrado de Registros sin que sea preciso introducir nuevos datos, a la vez que queden integradas en aquel las respectivas notas y recibir los “alertas” que generen estos.

Estos necesarios y urgentes perfeccionamientos de carácter tecnológico, supondrían una clara mejora en el servicio de información que los Registros pretenden y a la vez, una descarga en los órganos judiciales afectados y usuarios de estos.

Para ello, deben adoptarse unas medidas prioritarias para  MEJORAR LA GESTIÓN de este sistema de Registros:

Ø     remisión de notas desde los sistemas de gestión procesal

Ø     mediante la firma electrónica las notas se podrán firmar digitalmente y el envío de la nota en papel se hará innecesario

Ø     el sistema electrónico deberá incorporar la capacidad de acreditación y firma digital.

Ø     La interconexión de los distintos registros.

Lo expuesto no cubre, ni es esa la intención, todos los aspectos que son necesarios abordar para la implantación del expediente electrónico en la Administración de Justicia, como pudieran ser igualmente los sistemas de conservación y archivo electrónico del expediente judicial, sino meras reflexiones que intentan ayudar a la creación de un estado de opinión favorable a estas reformas urgentes y necesarias para la mejora del servicio publico de la Administración de Justicia, así como, en la de nuestro trabajo.

DOMINGO BUJALANCE TEJERO

Secretario Judicial.